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Google Workspace, anciennement appelée Google G Suite, est un ensemble de logiciels professionnels destinés aux entreprises qui cherchent à améliorer leur productivité et leur communication depuis le web. Pour chaque licence, il propose une large variété de logiciels en ligne qui permettent à chaque utilisateur de travailler de manière efficace et sécurisée, où qu'ils soient en France ou même dans le monde. Que ce soit pour repérer sur une maps, mettre en place des gestion de projet ou encore stocker et partager les images avec le cloud : Google Workspace est une référence en variété de produits d'applications professionnelles. C'est, aujourd'hui, une offre considérée comme une alternative intéressante aux logiciels Microsoft qui fonctionnent avec une licence, notamment grâce à ses fonctionnalités de collaboration et de gestion très utiles pour les salariés… Mais finalement, pourquoi passer à cette solution, et quel est son coût à long terme ? Comment exploiter ces licences en tant qu'entreprise ou autres organisations professionnelles ? Quelles sont les informations supplémentaires à connaitre pour exploiter les fonctionnalités de Google Workspace ?
Retrouvez toutes nos licences Google workspace, Chrome enterprise et autres sur notre site.
Pourquoi passer à Google Workspace ?
Un des avantages les plus importants est la gestion plus efficace des horaires. Le contenu performant proposé par l'entreprise Google permet l'accès aux données de temps d'utilisation. La solution est en mesure de synchroniser les demandes de congés et de maladie avec Google Agenda en un éclair ! Lorsqu'un employé soumet une demande de congé, celle-ci se synchronise directement avec son calendrier et s'affiche comme une demande en attente. Dès que la demande est approuvée, elle est mise à jour et devient alors approuvée. L'intégration prend en charge les agendas de toute l'équipe, ce qui permet d'avoir une synchronisation permanente sur le web des informations sur les congés et les présences de tous les employés pour faciliter les tâches quotidiennes. Ainsi, les informations sont partagées entre les membres de la même équipe professionnelle avec un but de performer en gestion agile.
Cette intégration transparente avec les calendriers et les calendriers d'équipe permet aux employés de poursuivre leur travail sans tracas, en sachant quand leurs coéquipiers seront en congé, en vérifiant avant de faire leurs propres demandes et en programmant des réunions en fonction des absences. Toutes les informations nécessaires se trouvent dans un seul endroit, accessible à tous. Ce service permet une meilleure attribution des tâches et un maintien des systèmes collaboratifs.
En plus de la gestion des horaires, cette solution est également entièrement personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation. Il permet de créer un domaine de messagerie électronique unique, de mettre en place des applications spécifiques, et de sécuriser l'accès aux informations de manière à ce que seules les personnes autorisées puissent y accéder.
Les membres de l'équipe peuvent accéder plus facilement à leurs documents, à Gmail, et à Google Meet (retrouvez le Google Meet tarif sur notre site) à partir de la même plateforme. Cet effet "workspace", que l'on traduit comme espace de travail, permet d'optimiser l'utilisation des licences et de ses applications. Il est facile de partager, planifier, coordonner, et créer avec des collègues et/ou des clients, même en étant en télétravail. Google Workspace dispose également d'une excellente évolutivité, avec une console de gestion centrale qui permet facilement de créer des groupes, et d'ajouter et/ou supprimer des utilisateurs, ce qui est parfait pour les sociétés qui voudraient évoluer rapidement. Enfin, avec la possibilité d'être accessible depuis n'importe où, que vous soyez en France ou ailleurs, cela fonctionne à n'importe quel moment du jour et de la nuit, ce qui est pratique pour les entreprises qui ont des employés en déplacement !
Est-ce que Google Workspace est gratuit ?
Il est possible de tester les fonctionnalités de l'outil avant de s'engager dans une licence payants. Lorsque vous vous inscrivez sur la plateforme en ligne, vous bénéficiez en premier lieu d'une offre d'essai gratuite de 14 jours. Jusqu'à 10 utilisateurs peuvent explorer l'ensemble des options, incluant la messagerie professionnelle et l'espace de stockage en ligne.
Si vous changez d'édition pendant la période d'essai, les jours non utilisés sont appliqués à votre nouvel abonnement. Par exemple, si vous faites ce choix le 10ème jour de votre essai gratuit, les 4 derniers jours de l'essai sont appliqués à la nouvelle licence. Vous devez également configurer un mode de paiement avant de pouvoir utiliser la solution. Ce mode de paiement ne sera pas débité avant la fin de votre période d'essai.
Durant cette période d'essai gratuite, vous pouvez savoir combien de temps il vous reste avant la fin de cette période en vous connectant à la console d'administration, dans la section "Facturation" puis dans "Abonnements". Cela vous permet de planifier la fin de l'essai et de démarrer la licence payante. Enfin, l'essai est limité à 10 utilisateurs, pour ajouter plus d'utilisateurs, vous devez configurer la facturation. Lors de l'ajout d'un 11ème utilisateur, il vous sera demandé de mettre fin à votre période d'essai et de démarrer un abonnement payant pour tous les utilisateurs.
Google a récemment annoncé le lancement d'une version gratuite de sa suite bureautique professionnelle : Google Workspace Essentials Starter. Cette nouvelle formule gratuite offre un accès aux outils bureautiques tels que Drive, Sheets, Docs, Meet, Chat et Slides, avec 15 Go de stockage gratuit, similaire à celui des comptes Google personnels. Cependant, il ne propose pas l'intégration de Gmail, et vous devrez utiliser votre adresse e-mail professionnelle à la place. Workspace Essentials Starter offre également les fonctions collaboratives, permettant de partager des documents, de collaborer et de discuter avec vos collègues. Enfin, les usagers peuvent créer jusqu'à 25 équipes dans leur organisation, ce qui ne conviendra pas aux plus grandes organisations !
Quels sont les tarifs standards de Google ?
Pour utiliser ces services sur la durée, les entreprises peuvent choisir parmi différents tarifs. Le forfait dit "modulable" s'applique à Google Workspace et Cloud Identity Premium et se base sur le nombre de comptes utilisateur disponibles chaque mois. Les tarifs standards pour les utilisateurs en euro sont de 6€ pour Business Starter, 13€ pour Business Standard, 20€ pour Business Plus et 5€ pour Google Cloud Identity Premium. Il est possible de bénéficier de remises spéciales pour les clients optant pour le forfait modulable. Retrouvez également nos abonnements Enterprise Essentials, Enterprise Standard et Enterprise Plus. Vous souhaitez équiper votre établissement et fournir à vos élèves un environnement éducatif sécurisé et performant ? Nous offrons également différents abonnements dédiés : Education Standard et Education Plus.
Les forfaits Business sont particulièrement adaptés pour les organisations dont le nombre de collaborateurs varie régulièrement. Il permet aux entreprises d'ajouter ou supprimer des comptes utilisateurs à tout moment, et le tarif mensuel s'adapte en conséquence. Par exemple, une entreprise comme un centre de vacances pourrait embaucher des employés saisonniers durant l'été et fonctionner avec moins de personnel le reste de l'année. Ce forfait permet alors de payer uniquement pour la durée réelle d'utilisation de la solution, ce qui est plutôt pratique !
Les paiements pour tous les utilisateurs sont calculés en début de mois pour les services utilisés le mois précédent. Si vous ajoutez ou supprimez des comptes en cours de mois, les paiements sont calculés au prorata. Les organisations peuvent également choisir de régler leur licence à l'avance en créditant leur compte. Les utilisateurs peuvent également résilier leur abonnement quand ils le souhaitent.
Nous évoquerons un point de vigilance particulier sur l'exploitation des données qui sont encadrées par la sécurité des systèmes Google performant. Les législations évoluent entre les pays, ce qui oblige Google à veiller à chaque type d'utilisateurs à travers le monde. Chaque utilisateur a le droit de réserve sur ses informations, passant par le traitement de sa boîte mail, l'historique de recherche ainsi que les termes associés. Pour quelconque problème de systèmes, recherche d'informations ou volonté d'assistance, veuillez contacter un référent Google comme hello RSE. Les marques comme Google ont bien compris que la RGPD (protection des données clients) est au cœur des préoccupations, notamment pour les Google Workspace enterprise (professionnels).
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