Pourquoi utiliser Google Workspace ?

Si les solutions numériques collaboratives sont de plus en plus nombreuses, on remarque que certains d'entre eux se démarquent de la masse avec plusieurs fonctionnalités ! Avec certaines grandes firmes qui proposent des solutions clés en main dans les domaines de l'enseignement et pour toutes les sociétés, il est difficile de faire son choix… Néanmoins, la plateforme Google Workspace se démarque de toutes les autres solutions par bien des aspects.

Bien qu'il soit légitime de se demander pour quelles raisons utiliser les outils proposés par le célèbre moteur de recherche, Google, c'est avant tout pour les nombreux avantages qui sont proposés, et pour le mode de fonctionnement qui semble particulièrement adapté à plusieurs formes d'organisations professionnelles.

Article complémentaire sur Google Workspace for Education.

Quels sont les avantages de Google Workspace ?

En seulement quelques années, les outils collaboratifs proposés par Google Workspace ont pu prendre une place considérable face aux nombreux concurrents comme Microsoft. Pour mieux comprendre la raison de ce succès, il faut s'intéresser de près aux avantages proposés par cette solution. Concrètement, ces solutions collaboratives disposent d'un premier avantage de taille. En effet, en ayant réussi à s'imposer auprès des particuliers depuis de nombreuses années, avec des solutions en ligne pour créer des documents comme Gmail, Docs, Slides, ou encore Sheets, en fonction des usages, les utilisateurs ont pris des habitudes d'usage qu'ils apprécient retrouver au sein de leur entreprise ou dans leur école, en ce qui concerne les étudiants.

Mais ce n'est pas le seul avantage proposé par Google Workspace ! En effet, les administrateurs apprécient le fait que Google ait pensé à tous les types d'organisations, afin de proposer une solution de gestion adaptée en fonction des problématiques rencontrées. Ainsi, il est possible d'utiliser Google Workspace aussi bien dans le monde de l'éducation pour les élèves et les professeurs grâce à Google Education, que dans les entreprises par les salariés et les équipes administratives. Enfin, même les associations et les autres types d'organisations peuvent utiliser cet outil, grâce à une offre parfaitement adaptée à leurs besoins.

Enfin, avec un stockage qui se fait entièrement dans le cloud, il n'est plus nécessaire de passer des heures entières à sauvegarder les dossiers et les fichiers et données de chaque utilisateur de la solution. Par ailleurs, les divers logiciels déjà inclus dans Google Workspace se mettant à jour automatiquement, les équipes de sécurité des établissements scolaires ou des entreprises n'ont plus besoin de s'en charger. Ils peuvent alors se concentrer sur d'autres problématiques liées à leur organisation, et laisser les utilisateurs en toute autonomie pour une utilisation plus optimale des outils. Si les logiciels imposés peuvent être vécus comme un frein, c'est au contraire un atout pour les administrateurs, car ils n'ont pas besoin de définir un cadre pour ces derniers…

Comment se servir de Workspace ?

Pour commencer à se servir de Google Workspace, la première chose qu'un utilisateur doit faire est de vérifier qu'il a bien un compte Gmail à sa disposition. En effet, selon le type d'organisation dans laquelle il se trouve, il pourra être amené à utiliser son compte personnel, ou un compte Google entièrement dédié à son activité. Dans le cas où le compte est directement géré par une entreprise ou une école, l'utilisateur devra utiliser une adresse e-mail avec un nom de domaine spécifique.

Pour une utilisation encore plus optimale, il est conseillé de configurer Workspace sur son ordinateur, mais aussi sur les smartphones et les tablettes utilisées dans le cadre de cette activité. Par exemple, certaines fonctionnalités comme le mode "hors connexion" donneront la possibilité de travailler même si la connexion internet n'est pas disponible.

Outre les aspects de configuration qui restent très importants, mais qui incombent pour la plupart d'entre eux à l'équipe informatique du projet, il faut noter que l'utilisation de Workspace se fait de façon assez fluide. Une fois que l'utilisateur est connecté à son espace, il peut utiliser tous les outils de la Google Suite en toute transparence. En revanche, pour une utilisation optimale des services, il est préférable que les équipes administratives et les utilisateurs mettent en place et suivent des règles d'utilisation sur les données.

Une bonne organisation permettra notamment un suivi plus facile des dossiers et des données dans les espaces de stockage disponibles sur Google Drive. Bien que les données de fichiers Google Docs ou Sheets ne prennent souvent que très peu de place en termes de stockage, il est primordial de les nommer en suivant une certaine nomenclature. Enfin, la création de dossiers personnels ou partagés permettra aux utilisateurs de mieux s'approprier leur espace.

Est-ce que Google Workspace est gratuit ?

L'utilisation de cet Workspace à long terme est payante, en revanche, il est possible de faire un essai gratuit pour les organisations qui le souhaitent. Néanmoins, il faut prendre en compte le fait que l'utilisation de Cloud Identity Premium, pour les quelques entreprises et organisations concernées, demande un autre mode de fonctionnement pour en bénéficier. Dans ce cas précis et minoritaire, il est préférable de prendre contact directement avec les équipes commerciales Workspace.

Si cela ne vous concerne pas, il est possible de bénéficier d'un essai entièrement gratuit sous certaines conditions. Outre le fait que cet essai ne pourra pas durer plus de 14 jours au total, il ne peut s'adresser qu'à une dizaine d'utilisateurs au total. Dans le cas des très grandes organisations, cela représente une très grosse contrainte, car elles doivent alors définir les personnes qui pourront utiliser l'outil gratuit en amont, avant de le généraliser ou non à l'ensemble de l'entreprise ou de l'établissement scolaire.

Une fois que la période d'essai de Workspace est terminée, il ne sera plus possible de la recommencer avec de nouveaux comptes. À ce moment-là, les administrateurs devront se charger de sélectionner une formule pour continuer à utiliser le service. Cela peut se faire à travers une formule modulable, ou bien avec une formule annuelle qui permet de faire des économies sur l'abonnement. Concernant le forfait modulable, les organisations qui choisissent celle-ci devront alors sélectionner une version adaptée à leur utilisation. Par exemple, dans le cas d'une formule Google Workspace Business Starter, le prix par profil sera bien inférieur à celui de la formule Google Workspace Business Standard ou Google Workspace Business Plus. Dans le cas où vous estimez être dans l'incapacité de choisir une version, il est alors recommandé de se tourner vers l'équipe commerciale qui pourra vous aiguiller…